Contexte:

Le Service finlandais de l’immigration envisage d’introduire des modifications dans les procédures de prise de rendez-vous afin d’en améliorer l’efficacité. Actuellement, le processus de planification en Finlande est manuel, ce qui entraîne des difficultés pour faire correspondre les disponibilités des salles d’entretien, des agents traitants, des interprètes appropriés et des représentants légaux. La Finlande cherche donc à obtenir des informations sur les pratiques mises en œuvre dans d’autres pays, en vue d’automatiser potentiellement le système et de réduire les délais d’attente prolongés.

États ayant répondu à la question ad hoc:

26 pays membres et observateurs du REM (y compris BE) ont fourni des réponses publiques à cette question ad hoc.

Résultats:

Une analyse préliminaire des résultats de la question ad hoc montre que :

• Bien que certaines formes d’automatisation soient utilisées dans la plupart des cas, la grande majorité des pays ayant répondu n’utilisent pas de système de réservation permettant d’identifier automatiquement des créneaux horaires convenant à l’ensemble des participants (demandeur, agent traitant, interprète et représentant légal). La coordination est souvent effectuée manuellement par les agents traitants ou des unités dédiées, en donnant généralement la priorité aux disponibilités de l’agent et de l’interprète. SE constitue une exception notable, signalant l’utilisation d’un système qui identifie automatiquement des créneaux compatibles avec les disponibilités de tous les participants enregistrés dans le système, y compris le conseil juridique.
   
• Diverses méthodes sont utilisées pour gérer la planification des entretiens. Certains pays, comme AT, gèrent entièrement la planification en interne, en attribuant les rendez-vous de manière chronologique dès la réception du dossier. BE utilise une base de données permettant de lier les dossiers aux agents traitants spécialisés et de vérifier la disponibilité des interprètes et des agents, bien que les demandeurs et leurs avocats ne soient généralement pas contactés au préalable. EL utilise le système ALKYONI II, mis à niveau en 2023, qui permet une planification automatique immédiatement après l’enregistrement, en fonction des créneaux disponibles. FR recourt à un système automatisé de convocation reposant fortement sur la langue de l’entretien et l’expertise géographique de l’agent de protection.
   
• Les avocats ou représentants légaux sont autorisés à participer à l’entretien dans la plupart des pays ayant répondu. Cependant, les représentants légaux ont généralement peu ou pas d’influence directe sur la planification initiale, les rendez-vous étant attribués uniquement par l’autorité compétente. Le report d’un entretien n’est en général envisagé que si le représentant fournit des raisons sérieuses et objectives justifiant son impossibilité d’y assister (par exemple : AT, HR, CZ, IT, LT, LU, SI). En RS, le représentant autorisé est le principal interlocuteur pour la vérification et l’organisation d’une date convenable, et dispose donc d’une influence.
   
• Plusieurs pays ont signalé des évolutions technologiques ou procédurales récentes visant à améliorer l’efficacité. FI a introduit des développements internes pour réduire le travail manuel, lancé un système interne de réservation des interprètes (2024) et développé son système de prise de rendez-vous (fin 2024). FI a également limité la capacité des représentants légaux à influencer la planification et accru le recours aux entretiens à distance. FR a numérisé les convocations et décisions (2022) et commencé le déploiement des centres régionaux « France Asile », remplaçant l’ancien système d’enregistrement. NL a externalisé les services d’interprétation (avril 2023) et renouvelle constamment son application de réservation pour connecter les rendez-vous et les espaces de manière moins manuelle.

Pour plus d’informations, veuillez consulter la compilation des réponses jointe ci-dessus.