Achtergrond:

Het EMN NCP Finland heeft deze vraag geïnitieerd op 14 juli 2025. De Finse Immigratiedienst overweegt wijzigingen in de boekingsprocedures door te voeren om de efficiëntie te verbeteren. Het planningsproces in Finland is momenteel handmatig, wat leidt tot uitdagingen bij het afstemmen van beschikbaarheid van interviewruimtes, dossierbehandelaars/interviewers, geschikte tolken en juridische vertegenwoordigers. Finland zoekt informatie over hoe andere landen procedures implementeren om het systeem mogelijk te automatiseren en lange wachttijden te verkorten. 

Respondenten:

26 EMN-leden en waarnemende landen (waaronder BE) hebben publieke antwoorden gegeven op deze ad hoc vraag. 

Bevindingen:

Een voorlopige analyse van de resultaten van de ad hoc vraag toont aan dat: 

• Hoewel in de meeste gevallen enige vorm van automatisering wordt gebruikt, maakt de grote meerderheid van de respondenten geen gebruik van een boekingssysteem dat automatisch tijdslots vindt die geschikt zijn voor alle betrokkenen (aanvrager, interviewer, tolk en juridische vertegenwoordiger). De coördinatie gebeurt vaak handmatig door dossierbehandelaars of gespecialiseerde eenheden, waarbij meestal de beschikbaarheid van de interviewer en tolk wordt geprioriteerd. SE is een opvallende uitzondering en meldt het gebruik van een systeem dat automatisch tijdslots vindt die geschikt zijn voor alle geregistreerde deelnemers in het systeem, inclusief de publieke raadsman. 
   
• Er worden verschillende methoden gebruikt om de planning te beheren. Sommige landen, zoals AT, regelen de planning volledig intern en wijzen afspraken chronologisch toe bij ontvangst van het dossier. BE gebruikt een databank om dossiers te koppelen aan gespecialiseerde dossierbehandelaars en om de beschikbaarheid van tolken/interviewers te controleren, hoewel aanvragers en advocaten doorgaans niet vooraf worden gecontacteerd. EL gebruikt het geüpgradede ALKYONI II-systeem (2023) voor automatische planning direct na registratie, op basis van beschikbare tijdslots. FR gebruikt een geautomatiseerd oproepsysteem dat sterk afhankelijk is van de taal van het interview en de landenspecialisatie van de beschermingsambtenaar. 
   
• Advocaten of juridische vertegenwoordigers mogen in de meeste respondentenlanden deelnemen aan het interview. Echter, juridische vertegenwoordigers hebben doorgaans weinig tot geen directe invloed op de initiële planning, aangezien afspraken uitsluitend door de autoriteit worden toegewezen. Herplanning wordt meestal alleen overwogen als de vertegenwoordiger ernstige en objectieve redenen aanvoert voor verhindering (bijv. AT, HR, CZ, IT, LT, LU, SI). In RS is de gemachtigde vertegenwoordiger het primaire aanspreekpunt voor verificatie en het regelen van een geschikte datum, en heeft dus invloed. 
   
• Verschillende landen rapporteerden recente technologische of procedurele ontwikkelingen gericht op efficiëntie. FI voerde interne systeemontwikkelingen door om handmatig werk te verminderen, lanceerde een intern boekingssysteem voor tolken (2024) en ontwikkelde het afsprakenplatform (eind 2024). FI beperkte ook de invloed van juridische vertegenwoordigers op de planning en verhoogde het gebruik van remote interviews. FR digitaliseerde oproepen en beslissingen (2022) en begon met de uitrol van ‘France Asile’-regionale centra, ter vervanging van het vorige registratiesysteem. NL besteedde tolkendiensten uit (april 2023) en vernieuwt voortdurend de boekingsapplicatie om afspraken en ruimtes minder handmatig te koppelen. 

Voor meer informatie kunt u de hierboven bijgevoegde compilatie van antwoorden lezen.