Cette question ad hoc examine les systèmes et procédures utilisés par les pays membres et observateurs du REM pour planifier et confirmer les entretiens avec les demandeurs de protection internationale. Elle analyse le niveau d’automatisation mis en œuvre pour coordonner les emplois du temps de l’ensemble des participants (demandeurs, agents traitants, interprètes et représentants légaux) et identifie les évolutions récentes des procédures de prise de rendez-vous.

Cette question ad hoc examine l'obligation imposée aux États membres d'enregistrer l'entretien individuel des demandeurs de protection internationale, comme le prévoit le Pacte sur la Migration et l'Asile. Elle explore les moyens actuellement utilisés par certains pays membres du REM pour enregistrer, stocker et transmettre les enregistrements des entretiens individuels, ainsi que les modalités selon lesquelles d'autres pays prévoient de remplir cette obligation à l'avenir.

À partir du 4 août 2025, la Belgique met en œuvre deux changements concernant les procédures de protection internationale. Le délai pour justifier une absence à un entretien personnel est réduit de 15 à 8 jours. De plus, les nouvelles demandes introduites après qu’une décision a été prise concernant une demande précédente dans un autre État membre de l’UE sont désormais enregistrées comme des demandes ultérieures.