Achtergrond:

De Finse Immigratiedienst zoekt manieren om de efficiëntie van de internationale beschermingsprocedure te verbeteren. Als onderdeel van deze inspanning onderzoekt Finland hoeveel asielinterviews en beslissingen door één voltijds equivalent (VTE) per jaar kunnen worden uitgevoerd. Finland is geïnteresseerd in de vraag of andere EMN-leden of waarnemende landen de efficiëntie van hun internationale beschermingsprocedures met vergelijkbare indicatoren meten. Als dit het geval is, wil Finland weten welke metrics worden gebruikt en, waar vergelijkbare gegevens beschikbaar zijn, hoe de eigen cijfers zich verhouden tot die in andere landen. 

Respondenten:

15 EMN-leden en één waarnemend land gaven een openbare reactie op deze ad hoc vraag. 

Bevindingen:

Een voorlopige analyse van de resultaten van de ad hoc vraag toont aan dat: 

• Van de 16 respondenten bevestigden 11 EMN-leden dat zij actief de procedurele efficiëntie meten, terwijl vier leden en één waarnemend land (RS) deze statistieken momenteel niet bijhouden. 
   

• Onder degenen die efficiëntie meten, kwamen verschillende benaderingen naar voren. HR, FI en SE richten zich voornamelijk op het jaarlijkse aantal beslissingen dat door een enkele VTE wordt geproduceerd, waarbij de "beslissingen-per-VTE" ratio als hun belangrijkste prestatie-indicator wordt gebruikt. AT en CY concentreren zich in plaats daarvan op timing: zij monitoren wachttijdintervallen en andere procedurele deadlines om naleving van wettelijke termijnen te waarborgen. IT en PL combineren zowel output- als tijdsmetrics, terwijl EL prestaties evalueert aan de hand van vooraf bepaalde caseloadquota en verwerkingstargets. LU valt op door het toepassen van een holistisch kader, waarbij kwantitatieve doelen worden gebalanceerd met kwaliteitscontroles (zoals het "vier-ogen principe") en maatregelen voor het welzijn van het personeel. 
   

• Twaalf rapporterende EMN-leden volgen niet hoeveel asielinterviews een enkele VTE uitvoert. Degenen die dat wel doen, rapporteren aanzienlijke variatie in interviewvolumes. In FI voert een ambtenaar gemiddeld slechts 28 interviews per jaar uit, terwijl CY 90 interviews per jaar meldt. EL registreert het hoogste volume, met 155 interviews per VTE per jaar. 
   

• Verschillende respondenten benadrukten dat de lengte van interviews sterk afhankelijk is van de complexiteit van de zaak, waardoor zij afzien van het handhaven van een enkel gemiddelde. Waar gerapporteerd, variëren de duur van ongeveer twee en een half uur in EL en HU tot ongeveer drie uur in IT en LT, vier uur in RS, en meer dan vijf uur in FI. 
   

• Negen leden meten de beslissingsoutput per VTE niet. Onder degenen die dat wel doen, varieert de output van ongeveer 31 beslissingen per jaar in FI en SE tot 90 beslissingen in CY. EL vult deze jaarlijkse cijfers aan met wekelijkse verwachtingen, waarbij dossierbehandelaars vier beslissingen over de ontvankelijkheid of acht beslissingen over de niet-ontvankelijkheid per week moeten uitgeven. 
   

• Negen EMN-leden rapporteren dat zij geen gespecialiseerde analysetools gebruiken, maar vertrouwen op standaard managementinformatie - zoals het aantal aanvragen, het aantal beslissingen, wachttijdstatistieken en het percentage zaken dat binnen de doeltermijnen wordt afgesloten - om efficiëntie te monitoren. 
   

• In de meeste rapporterende EMN-leden ligt de verantwoordelijkheid voor het bijhouden van deze metrics bij bestaande lijnmanagers of directeuren. FI en SE hebben echter speciale planningsafdelingen of expertunits gecreëerd die expliciet belast zijn met het beoordelen van de productiviteit van de asielwerkstroom en het voorspellen van toekomstige personeelsbehoeften. 

Voor meer details, lees de compilatie van antwoorden die hierboven is bijgevoegd.